Les agents des trois fonctions publiques peuvent bénéficier du remboursement (ou d’une participation) de leur frais de déplacement. Cette prise en charge concerne les déplacements professionnels (prise en charge obligatoire si les conditions sont remplies) ainsi que ceux entre le domicile et le travail (avec un dispositif de prise en charge partielle obligatoire et un dispositif facultatif).
Les déplacements professionnels
La prise en charge des frais engagés par les agents publics territoriaux est encadrée par les dispositions suivantes :
- Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié (applicable aux personnels civils de la Fonction Publique d’Etat) ;
- Décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 modifié (conditions de prise en charge et les modalités de règlement pour la Fonction Publique Territoriale).
Les agents territoriaux peuvent être amenés à se déplacer, pour les besoins du service ou pour des formations.
Les frais occasionnés par ces déplacements sont à la charge de la collectivité pour le compte de laquelle le déplacement est effectué.
Dès lors qu’ils sont engagés conformément aux dispositions réglementaires et autorisés par l’autorité territoriale, leur indemnisation constitue un droit pour les agents et n’a pas à être autorisée par l'organe délibérant, qui ne peut, en outre, établir des critères plus restrictifs.
Les remboursements de frais de déplacements professionnels temporaires peuvent intervenir :
- Lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale = Indemnité de mission.
Lorsque l’agent suit une action de formation de professionnalisation tout au long de la carrière, de perfectionnement et de lutte contre l’illettrisme = Indemnité de stage.
Une délibération doit cependant définir certaines modalités du remboursement, lorsque les dispositions réglementaires le prévoient.
→ Être en mission
Est en mission l'agent en service qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale.
L'agent envoyé en mission (dans l’intérêt du service) doit être muni d'un ordre de mission, signé par l'autorité territoriale.
→ Être en stage
Est en stage, un agent qui suit une action de formation statutaire préalable à la titularisation ou qui se déplace, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation statutaire ou de formation continue en vue de la formation professionnelle tout au long de la vie, organisée par/ou à l'initiative de l'administration.
→Résidence administrative
La résidence administrative est le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté.
→Résidence familiale
La résidence familiale est le territoire de la commune où se situe le domicile de l’agent au sens de l’article 102 du code civil et non, dans le cas où ils n'habiteraient pas sous le même toit, celui où vivent son conjoint et ses enfants.
Il existe 2 types de remboursement de frais à l’occasion d’un déplacement temporaire :
- Les frais de déplacement ;
- Les frais de repas et / ou d’hébergement indemnisés sous forme d’indemnités de mission ou de stage.
L'autorité territoriale peut autoriser les agents, dès lors que l'intérêt du service le justifie, à utiliser leur véhicule terrestre à moteur (article 15 du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 modifié).
L’agent devra avoir souscrit une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages pouvant découler de l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles.
L'agent est alors indemnisé de ses frais de transport :
- Soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins cher ;
- Soit sur la base d'indemnités kilométriques.
En l'absence de transports publics adéquats, le remboursement ne peut avoir lieu que sur la base des indemnités kilométriques (CAA Bordeaux n°13BX00896 du 13 janvier 2015).
Les indemnités kilométriques correspondent à un montant alloué, par kilomètre, à l'agent utilisant son véhicule personnel pour les besoins du service.
Ce montant dépend de la puissance fiscale et de la distance parcourue chaque année civile.
Pour la Métropole :
Il n’y a pas de précisions particulières pour le remboursement de frais de véhicules électriques.
A défaut, il semble préférable de travailler sur le même barème qu’un véhicule thermique.
Il existe un barème spécifique pour les territoires d’outre-mer et pour l’utilisation de motocyclettes, vélomoteurs ou autres véhicules à moteur (article 2 de l’arrêté du 3 juillet 2006).
Le remboursement de frais s’effectue sur présentation de justificatifs (tickets de péage, frais de stationnement…).
Les remboursements de frais de taxi ou de véhicule de location sont possibles sur présentation de justificatifs.
Les indemnités kilométriques correspondent à un montant alloué, par kilomètre, à l'agent utilisant son véhicule personnel pour les besoins du service.
Indemnités de repas pour la Métropole et l’outre-mer
Le remboursement est forfaitaire : il n’existe pas de dérogation.
Il n’est pas nécessaire de fournir un justificatif de dépenses de repas, ces indemnités étant réputées utilisées conformément à leur objet (en dessous de la limite d’exonération URSSAF fixée à 20.20 € au 1er janvier 2023).
Dans la fonction publique territoriale, cette limite ne peut pas être atteinte, le montant forfaitaire maximum étant fixé à 20 €.
Indemnités de nuitées pour la Métropole
Le montant est porté à 150 € pour les agents reconnus travailleurs handicapés.
L’assemblée délibérante fixe librement le taux de remboursement dans la limite du taux maximal (article 7-1 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006).
| Le remboursement des nuitées ne peut pas être supérieur aux sommes effectivement engagées. |
S’agissant de remboursement de frais, aucune charge sociale ou fiscale ne s’applique.
L’indemnisation peut s’effectuer :
- Par mandatement direct ;
- Ou via le bulletin de salaire.
Avant paiement, le comptable public doit avoir en sa possession :
- La délibération pour les indemnités de nuitées ;
- L’ordre de mission (ou la convocation si le remboursement intervient dans le cadre d’un déplacement pour se présenter aux épreuves d’un concours) ;
- L’état de frais avec pièces justificatives des dépenses engagées (pour les autres frais : péages, taxis,…).
A l’exception de l’indemnité de repas qui présente un caractère forfaitaire, la prise en charge est effectuée sur présentation d’un état de frais et de toutes pièces justifiant de l’engagement de la dépense. |
Les déplacements domicile / travail
Plusieurs dispositions imposent (ou permettent en fonction du mode de déplacement) la prise en charge des frais de déplacements des agents entre le domicile et le lieu de travail.
- Prise en charge obligatoire : Décret n° 2010-676 du 31 juin 2010 relatif à la prise en charge partielle des titres d’abonnement aux transports publics ou à un service public de location de vélos ;
- Prise en charge facultative : Décret n° 2020-1547 du 9 décembre 2020 relatif au forfait mobilités durables.
Les employeurs publics doivent prendre en charge partiellement le coût des titres d’abonnement souscrits par leur personnel pour les déplacements effectués entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, au moyen :
- De transports en commun publics (cartes et abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires, SNCF, TER Nouvelle Aquitaine, Cars régionaux, TBM : Transport Bordeaux Métropole…) ;
- Ou de services publics de location de vélos (service V3 à Bordeaux).
Tous les agents sont concernés, quel que soit leur statut.
Des conditions de modulation (temps partiel ou temps non complet) et de suspensions (indisponibilité physique…) sont prévues dans le décret n° 2010-676 du 31 juin 2010.
Cette participation correspond à 75 % de l’abonnement, dans la limite mensuelle de 96,36 € (tarif 2023 de l'abonnement annuel permettant d'effectuer le trajet maximum à travers la région Ile-de-France « Navigo zones 1 à 5" majoré de 25%).
| Les agents logés ou bénéficiant d’un véhicule de fonction ne peuvent pas percevoir la prise en charge partielle d’un abonnement à un transport public ou à un service de location de vélo. |
Les employeurs territoriaux peuvent rembourser à leurs agents tout ou partie des frais engagés au titre des déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail effectués avec :
- Leur cycle personnel ;
- Ou leur cycle à pédalage assisté personnel ;
- Ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage ;
- Ou leur engin de déplacement personnel motorisé : trottinette, mono-roues, gyropodes, hoverboard (6.14 et 6.15 de l’article R 311-1 du code de la route).
Ce forfait annuel est fixé à 200 € maximum.
Son versement est conditionné à un nombre minimal d’utilisations (30 jours par an) et à une déclaration sur l’honneur.
Les conditions d’octroi, les modulations et les exclusions sont prévues dans le décret n° 2020-1547 du 9 décembre 2020.
Une délibération de l’organe délibérant est nécessaire pour prévoir les modalités d’octroi du forfait mobilités durables.
La prise en charge partielle des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail est exonérée de charges sociales et fiscales.
La prise en charge obligatoire partielle par l’employeur du coût des titres d’abonnement de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos est cumulable avec le forfait mobilités durables.
Lorsqu'un agent cumule le bénéfice du forfait mobilités durables et la prise en charge obligatoire des frais de transports en commun, l’exonération sociale et fiscale s’applique :
- Dans la limite de 600 € (article 128 de la loi n° 2021-1104) ;
- Ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé (supérieur à 600 €).
Exemple :
Un agent bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 200 € et des frais d’abonnements aux transports en commun pour 630 €.
Le forfait mobilités durables ne pourra pas être exonéré de cotisations (car 630 € > 600 €) ; les frais d’abonnement aux transports en commun restant exonérés intégralement de cotisations.
Le site de l’URSSAF apporte d’autres exemples concrets.
La prise en charge des frais de déplacement domicile / travail apparait sur le bulletin de salaire.
Avant paiement, le comptable public doit avoir en sa possession :
- L’état de frais, précisant :
- Le tarif de l'abonnement souscrit ;
- La quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;
- Le montant pris en charge.
- Pour le forfait mobilités durables : la délibération permettant la prise en charge.
Le dispositif de la « prime transport », prévu à l’article L. 3261-3 du code du travail, n’est pas applicable dans la fonction publique territoriale. Une délibération visant à permettre le remboursement des frais de carburant de ses agents en application du code du travail, est par conséquent irrégulière. |
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