Le service d’accompagnement à la gestion des archives (SAGA) vise à soutenir les collectivités territoriales et les établissements publics du territoire dans le respect de leurs obligations légales en matière de gestion de leurs archives (papier ou électroniques).
Ce service a été mis en œuvre dans le cadre d’un partenariat avec les Archives départementales de la Gironde en 2014 pour la gestion des archives papier.
Avec la mise en œuvre de l’e-administration, les échanges dématérialisés se démultiplient. Tenant compte de cette évolution, le service a été complété en 2019 par une mission d’archivage électronique.
Il permet aux collectivités de bénéficier de la mise à disposition d’un archiviste ou e-archiviste itinérant qualifié et spécialisé dans le domaine du traitement des archives.
Les prestations du service
L’équipe d’archivistes itinérants travaille sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales de la Gironde, conformément à la règlementation en vigueur.
Archives papiers
- Elimination de 1er niveau
- Traitement des archives contemporaines
- Introduction à l’archivage auprès des agents
- Traitement des archives anciennes et modernes (commune plus de 2000 habitants)
- Préparation d’un dépôt des archives anciennes et modernes aux Archives départementales (commune moins de 2000 habitants)
- Accompagnement d’un agent à la gestion des archives
- Suivi
Archives électroniques
- Rédaction d’un état des lieux détaillés de la production électronique
- Conseil et accompagnement en matière d’archives électroniques
- Elimination d’archives électroniques
- Dépôt d’archives électroniques
- Suivi
- Fiche de demande de diagnostic
Comment adhérer au service ?
| Prise de contact |
| Vous pouvez au préalable prendre contact avec le service pour tout renseignement par email archives@cdg33.fr ou par téléphone 05 56 11 16 45. |
| Expression du besoin |
Vous devez exprimer précisément votre besoin en remplissant la fiche de demande de diagnostic et la retourner par courriel. |
| Réalisation d’un diagnostic |
| Un rendez-vous au sein de votre collectivité est planifié. A l’issue de cette visite un diagnostic détaillé avec des propositions chiffrées vous sera adressé. |
| Adhésion au service |
Suite à la visite, le service vous adresse les modèles de convention-cadre d’adhésion et de délibération afin de procéder à l’adhésion au service (la convention-cadre est à retourner au service par courrier en deux exemplaires). L’adhésion au service n’a aucun caractère engageant. |
| Acceptation de la proposition chiffrée |
| En cas d’acceptation de l’offre proposée, vous devez signer le diagnostic et le retourner au service par courriel |
| Planification de la mission |
| L’intervention de l’archiviste itinérant est programmée selon vos besoins. |
Outils et documents
Pour la gestion quotidienne des archives
- Le guide de l’ANCDG : Les archives, un atout pour la modernisation de l’administration territoriale
- Les fiches pratiques de l’ANCDG
- Fiche N° 1 : La tenue des registres des actes administratifs
- Fiche N°2 : Archives et élections
- Fiche N°3 : Archives et RGPD
- Fiche N°4 : Archives et Réforme territoriale
- Fiche N°5 : La communicabilité des Archives
- Fiche N°6 : La conservation des archives
- Fiche N°7 : l’élimination des Archives
« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Art. L211-1 du Code du Patrimoine).
Comme l’indique cette définition, tous les supports et toutes les formes d’archives se retrouvent dans vos bureaux et au sein de votre local d’archivage :
- Documents écrits ;
- Documents électroniques ;
- Documents iconographiques ;
- Documents sonores et audiovisuels.
Les collectivités territoriales ont des fonds variés, qui apportent des renseignements sur l’évolution et l’histoire de la vie locale et ce dans de nombreux domaines (état-civil, urbanisme, marchés publiques, finances, école, environnement...).
La préservation des archives, une obligation fondée
En vertu des articles 193 et 254 Code Pénal, la conservation et la communication des archives demeurent sous la responsabilité civile et pénale du maire. Le maire et l’ensemble des agents communaux sont responsables pénalement de l’intégrité des archives communales qu’ils ont produites ou reçues (article L214-1 à 5 du Code du patrimoine, circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001).
Les communes sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation qui de fait constitue une dépense obligatoire de la commune (article L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales).
Pour une gestion plus efficace de l’administration
Une bonne gestion des archives en amont accroît l’efficacité de l’administration et participe au principe de transparence administrative.
Pour garantir l’accès du citoyen aux documents administratifs
Le respect des délais de conservation et des procédures d’élimination facilite l’accès du citoyen aux documents administratifs en lui permettant de retrouver le document dont il a besoin pour faire valoir ses droits.
Pour la sauvegarde de la mémoire du territoire
La conservation des archives anciennes et modernes permet de retracer l’histoire de la commune et de ses habitants et participent ainsi à la création du lien social au sein de la collectivité.
Webinaire
Retrouver notre offre d’accompagnement à travers ce webinaire.
Vos contacts
- Accompagnement à la gestion des archives
- archives@cdg33.fr
- 05 56 11 15 45
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