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Accompagnement à la gestion des archives

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde propose aux collectivités territoriales du département et à leurs établissements publics un service d’Accompagnement à la gestion des archives.

Que sont les archives ? Définition

« Les archives sont l’ensemble des documents , quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Art. L211-1 du Code du Patrimoine).
Comme l’indique cette définition, tous les supports et toutes les formes se retrouvent d’archives dans vos bureaux et au sein de votre local d’archivage :

Documents écrits ;
Documents iconographiques ; documents électroniques ;
Documents sonores et audiovisuels.

Les archives ne sont pas seulement des « papiers anciens », elles regroupent l’ensemble de tous les documents produits par l’administration.
Les collectivités territoriales ont des fonds variés, qui apportent des renseignements sur l’évolution et l’histoire de la vie locale et ce dans de nombreux domaines (état-civil, urbanisme, marchés publiques, finances, école, environnement….).

La préservation des archives, une obligation fondée

Pour la gestion des affaires communales

Une bonne gestion des archives en amont accroît l’efficacité de l’administration et participe au principe de transparence administrative.

Pour la justification des droits des administrés

Le respect des délais de conservation et des procédures d’élimination facilite l’accès du citoyen aux documents administratifs en lui permettant de retrouver le document dont il a besoin pour faire valoir ses droits.

Pour la sauvegarde de la mémoire de la commune et de ses habitants

Les registres paroissiaux, d’état-civil, de délibérations du Conseil municipal, les comptes et les budgets, les recensements de population, les procès-verbaux des opérations électorales, les plans des bâtiments communaux, les matrices cadastrales, les plans napoléoniens, les documents iconographiques ou photographiques sont autant de documents qui permettent de retracer l’histoire de la commune et de ses habitants notamment à travers des articles, des publications, des expositions ou via internet ; et participent à la création du lien social au sein de la collectivité.

La responsabilité des collectivités

La loi du 15 juillet 2008 relative aux archives modifie les textes régissant les archives publiques notamment le régime de communication de celles-ci. La communication immédiate des archives publiques devient la règle mises à part certaines exigeant une plus grande confidentialité.
Selon le Code du Patrimoine (art. L 212-6), les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur sous le contrôle technique et scientifique de l’État.
En vertu du Code Général des Collectivités Territoriales (art. L 2321-2), les frais de conservation des archives communales constituent une dépense obligatoire pour les communes.
Enfin, selon le Code Pénal (art. 193 et 254), la conservation et la communication des archives demeurent sous la responsabilité civile et pénale du maire.
Le maire et l’ensemble des agents communaux sont responsables pénalement de l’intégrité des archives communales qu’il a produites ou reçues (article L214-1 à 5 du Code du patrimoine, circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001).

Ainsi, il est obligatoire de procéder au récolement (inventaire simplifié) des archives de la commune à l’échéance de chaque mandat. Ce récolement est contresigné par la maire sortant et le maire entrant, même en cas de réélection (article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926).
Les communes sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation qui de fait constitue une dépense obligatoire de la commune (article L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales).