Accueil > Emploi / Concours > Missions temporaires > Accompagnement à la gestion des archives

Accompagnement à la gestion des archives

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde propose aux collectivités territoriales du département et à leurs établissements publics un service d’accompagnement à la gestion des archives.

Le service d’accompagnement à la gestion des archives (SAGA)

Le service d’accompagnement à la gestion des archives (SAGA), mis en œuvre dans le cadre d’un partenariat avec les Archives départementales de la Gironde en 2014, vise à soutenir les collectivités territoriales et les établissements publics du territoire dans le respect de leurs obligations légales en matière de gestion de leurs archives en pouvant mettre à leur disposition un archiviste itinérant qualifié et spécialisé dans le domaine du traitement des archives.

Avec l’introduction massive des nouvelles technologies dans tous les domaines d’activité et la mise en œuvre de l’e-administration, les informations nativement ou non électroniques ainsi que les échanges dématérialisés se rapportant à l’exécution des missions de service public, se démultiplient. Tenant compte de cette évolution, le service a ainsi été complété en 2019 par une mission d’archivage électronique consistant à mettre à disposition un « e-archiviste » itinérant qui apporte un appui technique et un conseil aux collectivités dans l’organisation et l’application d’une politique d’archivage électronique.

L’équipe d’archivistes itinérants travaille sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales de la Gironde, conformément à la règlementation en vigueur.

Que sont les archives ? Définition

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Art. L211-1 du Code du Patrimoine).

Comme l’indique cette définition, tous les supports et toutes les formes d’archives se retrouvent dans vos bureaux et au sein de votre local d’archivage :

Documents écrits ;
Documents électroniques ;
Documents iconographiques ;
Documents sonores et audiovisuels.

Les collectivités territoriales ont des fonds variés, qui apportent des renseignements sur l’évolution et l’histoire de la vie locale et ce dans de nombreux domaines (état-civil, urbanisme, marchés publiques, finances, école, environnement...).

Les enjeux et les objectifs de l’archivage

La préservation des archives, une obligation fondée :

En vertu des articles 193 et 254 Code Pénal, la conservation et la communication des archives demeurent sous la responsabilité civile et pénale du maire. Le maire et l’ensemble des agents communaux sont responsables pénalement de l’intégrité des archives communales qu’ils ont produits ou reçus (article L214-1 à 5 du Code du patrimoine, circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001).

Les communes sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation qui de fait constitue une dépense obligatoire de la commune (article L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales).

Pour une gestion plus efficace de l’administration

Une bonne gestion des archives en amont accroît l’efficacité de l’administration et participe au principe de transparence administrative.

Pour garantir l’accès du citoyen aux documents administratifs

Le respect des délais de conservation et des procédures d’élimination facilite l’accès du citoyen aux documents administratifs en lui permettant de retrouver le document dont il a besoin pour faire valoir ses droits.

Pour la sauvegarde de la mémoire du territoire

La conservation des archives anciennes et modernes permet de retracer l’histoire de la commune et de ses habitants et participent ainsi à la création du lien social au sein de la collectivité.